Nat papier en natte boeken drogen, een koud kunstje

Van archiefruimte tot zwembad: schimmels, natte voeten en papierproppen voorkomen bij waterschade
Wat moet je doen als je archief of documentatiecentrum plots te maken krijgt met een gesprongen
waterleiding of een lek in het dak? Wat doe je als je samen met je foto's en papier tot de knieën in
het water staat? Snel reageren is dan een absolute vereiste. In dit artikel volgen een aantal tips om
in geval van wateroverlast de schade aan je collectie en archief te beperken.

1. Een calamiteitenplan
Een calamiteitenplan helpt om op een moeilijk moment een snelle organisatie op gang te krijgen. In dit plan moet je alle informatie terug kunnen vinden over wiens hulp je kan inroepen tot welke materialen je het eerst uit het water hoort te vissen. Door een goed calamiteitenplan win je aan kostbare tijd en kan je extra schade beperken. Wat hoort er bij een calamiteitenplan? Dit plan bestaat uit een dossier waar alle nuttige informatie in gebundeld is. Allereerst zoek je mensen die in geval van nood onmiddellijk bereid zijn een handje toe te komen steken. Deze helpers wonen het best in de buurt van het archief zodat het geen uren duurt om het onder water gelopen archief te bereiken. Zorg ervoor dat van deze mensen het adres en telefoonnummer - zowel vast als mobiel - in het plan opgenomen worden. Andere telefoonnummers die je aan dit lijstje kan toevoegen zijn die van de lokale brandweer en politie. Wat ook zeker niet mag ontbreken is een plattegrond van het archief waarop aangeduid
staat waar de nooduitgang zich bevindt, waar de leesruimte is en waar het archief en de meest kostbare materialen opgeslagen staan. Heb je in je collectie enkele zeer waardevolle stukken of stukken waar je meer aan gehecht bent dan aan andere, lijst deze dan op en voeg de lijst eveneens toe aan het plan. Als er sprake is van ernstige waterschade, dan weet iedereen dat deze zaken eerst uit het water gevist moeten worden. Sommige materialen zijn al beter bestand tegen natte voeten dan andere. Krantenpapier heeft bijvoorbeeld niet veel nodig om volledig beschadigd te raken terwijl een dvd best niet te lang in het water ronddobbert maar hier niet onmiddellijk schade van ondervindt. Ook hier kan je een prioriteitenlijstje van maken. Een volgende belangrijke stap is het op voorhand bekijken welke ruimte er kan dienen als opvangruimte. Het heeft natuurlijk weinig zin om een kostbaar document uit het water te redden om het vervolgens op de stoepstenen te moeten laten drogen. Zorg ervoor dat je in geval van nood bij een naburige vereniging, archief, gemeentelokaal of bij een van de
leden van je kring thuis een ruimte kan inrichten. In deze ruimte heb je in de eerste plaats volgende zaken nodig: tafels om documenten op te laten drogen, plastiek om de tafels af te dekken, een raam voor luchtcirculatie en een wateraansluiting om het vuile water af de documenten te spoelen. Ideaal gezien bevindt er zich in je opvanglokaal of in de buurt van je noodlokaal een diepvriezer. In sommige gevallen kan je waterschade beperken door documenten in te vriezen. Hierover volgt later meer. Tot slot is het belangrijk om een calamiteitenplan regelmatig te herzien. Zeker als het plan gedurende een geruime tijd ongebruikt in de kast blijft liggen, kan het zijn dat adressen en telefoonnummers verouderd raken. Af en toe controleren is de boodschap.

2. De plaats van de ramp
Wees er zeker van dat je archiefruimte veilig genoeg is om te mogen betreden. Afhankelijk van de omvang van de wateroverlast, kan het veiliger zijn te wachten op toestemming van de brandweer.
Loopt het echter allemaal zo'n vaart niet en blijft de waterhoeveelheid relatief binnen de perken, dan kan je zelf op onderzoek uitgaan. Belangrijk is dat je zo snel mogelijk achter de oorzaak van de watertoevloed komt. Misschien
kan je deze onmiddellijk verhelpen. Let daarbij vooral op waterleidingen, verstopte dakgoten, lekken in het dak, verschoven dakpannen, een gesprongen waterleiding van het verwarmingselement of het luchtverversingssysteem, een openstaande kraan op de bovenliggende verdieping of optrekkend grondwater door hevige regenval. Als het water zich beperkt tot een bepaalde hoek of plek in je archiefruimte, probeer deze dan in te dammen zodat het zich zeker niet verder kan verspreiden.
Het water in je archiefruimte zorgt ervoor dat de luchtvochtigheid pijlsnel stijgt. De meeste materialen in een archief zijn hygroscopisch. Dat wil zeggen dat ze gemakkelijk water of waterdamp opnemen.
Natuurlijk brengt dit schade toe en geeft het schimmels een perfecte startbasis. Wat kan je hieraan doen? Je schakelt best je verwarming uit en je zorgt voor voldoende luchtcirculatie. Haal het water zo snel mogelijk uit je archiefruimte. Als er meer dan 10 cm water staat, kan je de brandweer om hulp vragen. Gaat het om minder water, probeer dan met behulp van doeken en emmers het water buiten te krijgen. Als je aan een waterstofzuiger kan geraken, is dit een zeer praktisch hulpstuk. Misschien heeft een archief bij je in de buurt wel een waterstofzuiger en kan je deze even lenen. Het is best om dit op voorhand al eens uit te zoeken en dit op te nemen in je calamiteitenplan.
Als je het materiaal wil ontruimen, geef dan prioriteit aan de meest natte en kwetsbare gedeelten.
Hierdoor daalt de luchtvochtigheid. Archiefdozen vol papier en boeken slorpen veel water op. Dit maakt dat rekken soms flink overbelast worden. Zeker rekken die bovenaan volgestouwd zijn kunnen daardoor topzwaar worden en instorten of doorbuigen. Deze rekken hoeven niet als eerste aangepakt te worden maar als er nog droge stukken op staan, kan je ze best in veiligheid brengen voor alles van het rek naar beneden komt. Als je er zeker van bent dat de rekken niet zullen omvallen, begin je met het opvissen van alles wat in het water drijft. Zet bakken klaar waarin je vlot het archief kan transporteren naar de noodruimte. Het heeft geen zin om op het moment water uit bundels papier te persen. Leg de bundels in de bakken en breng ze weg. Ook stop je de natte stukken beter niet onmiddellijk in nieuwe archiefdozen. Deze raken toch weer doorweekt. De verzorging van de stukken gebeurt door de mensen die in de noodruimte de bakken in ontvangst nemen.

3. De noodruimte en eerste behandeling
Zoals eerder gezegd zijn er een aantal praktische zaken die een noodruimte moet bieden. Bekleed de werktafels met grote stukken plastiek. Trek een trui aan en breng de temperatuur in de ruimte omlaag tot ongeveer 15°c. Dit kan door de verwarming uit te schakelen en het raam open te zetten. De meest kostbare stukken krijgen voorrang. Is je archief vuil geworden, dan mag je het spoelen.
Gebruik hiervoor schoon, lauw water en een spons. Het is niet de bedoeling om de documenten af te wrijven of te borstelen. Voorzichtig deppen brengt minder schade toe. Je kan ook een boek voorzichtig op de vlakken handen leggen en enkele keren door het water halen om te spoelen. Ververs regelmatig het water. Aangekoekte modder kan je eventueel ook na het drogen verwijderen.

risico-beheersing voor archiefdiensten

(dit rapport downloaden naar de harde schijf)

Voorlopige aanbevelingen voor organisatie, preventie en salvage

november 1995

Werkgroep Risico-beheersing archieven:

H,B.N.B. Adam, provinciaal adjunct-inspecteur der archieven in Gelderland
(voorzitter)

mw. P.C.M.T. Bouten, medewerkster afdeling Archiefconservering Algemeen
Rijksarchief

J.J.A. Buylinckx, streekarchivaris Bommelerwaard

mw. M.H. van den Heuvel-Habraken, provinciaal inspecteur der archieven in
Noord-Brabant

mw. B.W. Wassink, medewerkster afdeling Archiefconservering Algemeen
Rijksarchief

Algemene aanbevelingen

1 Voorschriften voor de veilige bewaring van archieven en vooral de eisen te
stellen aan archiefbewaarplaatsen en archiefruimten landelijk uniform formuleren
en vastleggen in een ministeriële regeling. Door deskundigen voorstellen laten
uitwerken voor een uniforme toepassing van de voorschriften.

2 Voor wat betreft rampenbestrijding deelnemen in het landelijk en provinciaal
netwerk van Cultuurbescherming (OCW).

3 Binnen het archiefwezen voor de bestrijding van grootschalige rampen een
landelijke coördinator aanwijzen

4 Naast het in punt twee genoemde netwerk een landelijk netwerk van het
archiefwezen opzetten voor collegiale hulpverlening in geval van rampen, o.m.
voor assistentie, noodopslagruimte, aanleg van noodvoorraden en inventarisatie
van specialistische kennis.

5 Het opstellen van draaiboeken, c.q. risico-beheersingsplannen voor
archiefdiensten bevorderen, door landelijk modelplannen te maken. Gezien de zeer
verschillende uitgangsposities is het wellicht aan te bevelen modelplannen te
maken voor grote, middelgrote en kleine archiefdiensten. De modelplannen kunnen
met aanpassingen aan lokale omstandigheden door archiefdiensten worden
overgenomen.

6 Van te voren vastleggen voor welke situaties het risico-beheersingsplan
voorschriften moet geven. Is dat voor alle denkbare risico's of een beperkt
aantal (de meest voorkomende calamiteiten). Er kan onder meer gedacht worden
aan: brand, inbraak, diefstal, wateroverlast (o.a. door overstroming),
vandalisme, ongedierte, schimmels, oorlogsschade, terroristische aanslagen,
stormschade, milieuramp, technische of mechanische schade (bijv. door uitvallen
stroom of luchtbehandelingssysteem).

7 Landelijk onderzoek doen naar de verzekering van de inhoud van archiefdepots
en landelijke richtlijnen en aanbevelingen daarvoor opstellen.

RISICO-BEHEERSING VOOR ARCHIEFDIENSTEN

VOORLOPIGE AANBEVELINGEN VOOR
ORGANISATIE, PREVENTIE EN SALVAGE

oktober 1995:

Werkgroep Rampenplan:

H.B.N.B. Adam, Provinciaal Adjunct-inspecteur der Archieven in Gelderland
(voorzitter)

mw. B.W. Wassink, medewerkster afdeling Archiefconservering Algemeen
Rijksarchief

mw. P.C.M.T. Bouten, medewerkster afdeling Archiefconservering Algemeen
Rijksarchief

J.J.A. Buylinckx, Streekarchivaris Bommelerwaard

mw. H.M. van den Heuvel-Habraken, Provinciaal Inspecteur der Archieven in
Noord-Brabant

INHOUD

1. Risico-analyse 4

2. Het maken van een risico-beheersingsplan 5

2.1 Algemene uitgangspunten

2.2 Diefstal 7

2.3 Brand 8

2.4 Waterschade 8

2.5 Evacuatie van archiefmateriaal 9

2.6 Schimmelschade 11

3. Training, evaluatie en bijstelling 12

Bijlagen bij het risico-beheersingsplan 12

Literatuur 12

1. RISICO-ANALYSE

Vooraf moet worden onderzocht welke risico's er zijn en welke men wil behandelen
in een risicobeheersingsplan. Niet alleen risico's van buitenaf, maar ook die
binnen het gebouw zelf zijn gelegen.

Risico's van buitenaf zijn bijvoorbeeld:

- Brand

- Aardbeving

- Waterschade (veroorzaakt door dijkdoorbraak, hoogwaterstand, lekkage,
leidingbreuk, rioolverstopping, brandblussing, etc.)

- Storm

- Bommelding of terroristische aanslagen

- Oorlogsschade

- Diefstal

- Storing energievoorziening

- Vandalisme

- Milieuramp

Risico's binnen het gebouw zijn bijvoorbeeld:

- Brand

- Waterschade (veroorzaakt door dijkdoorbraak, hoogwaterstand, lekkage,
leidingbreuk, rioolverstopping, brandblussing, etc.)

- Bommelding

- Diefstal

- Overval

- Vandalisme

- Storing energievoorziening

- Schimmelvorming

- Achterstallig onderhoud

- Werkzaamheden

- Ongelukken van personeelsleden of bezoekers

Sommige risico's lijken ver gezocht maar eigenlijk zijn ze gebouw (situatie)
gebonden. Een uitgebreid artikel over het maken van een risico-analyse met
behulp van een 'risicokaart' is te vinden in de CL-publikatie nr 10: Voor het
kalf verdronken is, p.23 e.v. Nadat de potentiële risico's zijn geanalyseerd kan
nagegaan worden in hoeverre deze risico's te verminderen zijn. Bijvoorbeeld
tegen diefstal van buiten zouden de laagst gelegen verdiepingen kunnen worden
voorzien van veiligheidsglas en een elektronisch beveiligingssysteem.
Voorschriften met betrekking tot brandbestrijdingsmiddelen zijn bijvoorbeeld te
vinden in de LOPAI voorschriften.

Als basis voor de risico-analyse is er behoefte aan goede, betrouwbare
informatie over te verwachten overlast. Bijvoorbeeld bij een (dreigende)
overstroming: de hoogteligging van het gebouw, goede prognoses van de te
verwachten waterstand bij een dijkdoorbraak, hoe lang het duurt voordat het
water weggepompt is na een doorbraak, etc. Bij een (dreigende) milieuramp,
bijvoorbeeld: hoever ligt het archiefgebouw van een chemische fabriek, wat kan
er daar misgaan (rampenplan gemeente en bedrijf bekijken), wat kunnen de
consequenties zijn voor medewerkers en archieven?

Probeer door het nemen van maatregelen zoveel mogelijk risico's te beperken en
zodanige maatregelen te nemen dat bij het voorkomen van een calamiteit de
gevolgen zoveel mogelijk beperkt kunnen worden. Onder preventie valt ook het
opslaan van back-ups van het administratie-systeem; moederfilms, etc. buiten het
gebouw. Het herstellen na een calamiteit wordt daarmee aanmerkelijk makkelijker
gemaakt.

2. HET MAKEN VAN EEN RISICO-BEHEERSINGSPLAN

2.1 AlGEMEEN:

- Organisatieschema maken en duidelijk vastleggen wie welke taak,
verantwoordelijkheid en bevoegdheid heeft bij een calamiteit (Bij groter
diensten een Noodteam, met aan het hoofd een crisismanager, samenstellen).

- Regelen en vastleggen wie er gewaarschuwd moeten worden bij welke
calamiteiten.

- Regelen dat bij de bestrijding van een calamiteit betrokken personen met
elkaar kunnen (blijven) communiceren zodra een ramp zich voordoet.

- Vooraf proberen zo goed mogelijk te berekenen wat de kosten kunnen zijn voor
het redden van de archieven. Berekenen wat bijvoorbeeld de kosten zijn van
evacuatie, invriezen en vriesdrogen, herstel schimmelschade, etc. per eenheid
(b.v. gemiddeld per strekkende meter). Op die manier is bij een eventuele
delegatie van bevoegdheden (beslissingsbevoegdheid tot het nemen van bepaalde
stappen) ook globaal vooraf duidelijk wat de financiële consequenties zijn.

- Overleg voeren met de gemeente zodat de archiefdienst in het gemeentelijk
rampenplan wordt opgenomen. Het moet duidelijk worden wie binnen het
gemeentelijke crisisteam voor de archivaris het aanspreekpunt is. Omgekeerd moet
ook de gemeente weten wie zij kunnen benaderen binnen de archiefdienst.
Vastleggen hoe het risico-beheersingsplan van de archiefdienst valt binnen het
(grote) rampenplan van de gemeente. Zorg voor korte communicatielijnen. Zorg er
voor dat bij calamiteiten de personeelsleden die belast zijn met de
rampenbestrijding en hulppersoneel van elders geautoriseerd worden tot het
betreden van het gebied (goede pasjesregeling). Leg via de gemeente contacten
met de Brandweer, de Politie en andere hulpverlenende instanties.

- In samenwerking met andere archiefdiensten (of via een aan te stellen
landelijke coördinator) er voor zorgen dat ook in de provinciale rampenplannen
de archiefdiensten worden opgenomen.

- Regelen dat er bij het optreden van een ramp voldoende deskundigheid in huis
is of snel kan worden verkregen ten aanzien van de materiële zorg na een
calamiteit (Misschien is het mogelijk om per provincie te regelen dat een aantal
restauratoren zich beschikbaar stelt die in dergelijke gevallen kunnen
bijspringen.

- Neem een duidelijke plattegrond op van het gebouw met de vluchtroutes voor
bezoekers en personeel en met de beste looproutes bij een (gedeeltelijke)
evacuatie van archiefmateriaal.

- Neem een schema op van de organisatie van hulpverlening bij calamiteiten. Geef
aan wie moet wanneer gewaarschuwd worden (naam, telefoon). Er moet een
telefoonlijst gemaakt worden van de personen die in het 'noodteam' zitten. Zowel
de telefoonnummers op het werk als privé (eventueel ook het telefoonnummer van
een evacuatieadres) moeten hier op staan.

Deze lijst moeten de leden van het noodteam ook thuis bewaren, zodat bij een
calamiteit in het weekeinde de adressen beschikbaar zijn. Het is aan te bevelen
om ook een materiaaltechnisch deskundige in deze lijst op te nemen indien er
materiaal beschadigd is of er gevaar voor beschadiging dreigt.

- Neem als bijlage bij het risico-beheersingsplan een prioriteitenlijst op van
in geval van nood te evacueren archieven. Geef absolute prioriteit aan alle
zaken die onvervangbaar zijn.

- Leg voor de dienst, of in samenwerking met andere archiefdiensten, een
noodvoorraad aan. (Voor kleine instellingen is dat wellicht geen haalbare kaart.
De rijksarchieven in de provincie of de grote gemeente-archieven zouden hierbij
misschien kunnen helpen. Tegen kostprijs zouden de kleine archiefdiensten dan
gebruik kunnen maken van hun noodvoorraad).

- Maak afspraken met andere archiefdiensten over collegiale hulpverlening
(levering) mankracht indien daaraan behoefte is bij een calamiteit.

- Maak afspraken met een verhuisfirma en met een of meer andere archiefdiensten
over de verhuizing en tijdelijke opvang van archiefmateriaal indien een
(gedeeltelijke) evacuatie van archiefmateriaal nodig is bij een calamiteit.
Spreek procedures af, bijvoorbeeld met voorwaarschuwingen om voorbereidende
werkzaamheden op te kunnen starten.

- Regel wie tijdens of na afloop van een calamiteit de contacten met de media
verzorgd. Stel daarvoor richtlijnen op.

- Het risico-beheersingsplan moet ook een adressenlijst bevatten van
leveranciers. Vergeet hierbij niet de vriesvemen en vriesdroogspecialisten.
Eventueel kunnen standaard faxformulieren als bijlagen worden toegevoegd.

- Het risico-beheersingsplan moet regelmatig gelezen worden door de leden van
het noodteam en uiteraard ook regelmatig geactualiseerd worden zodat niet bij
een calamiteit blijkt dat de crisismanager al drie jaar geleden ontslag heeft
genomen.

- Het risico-beheersingsplan moet vervolgens per (mogelijke) calamiteit korte
richtlijnen en instructies geven.

Een voorbeeld van een calamiteitenplan is te vinden in de calamiteitenkalender
die hoort bij de CL-Publikatie nr. 10: Voor het kalf verdronken is. Een ander
plan is het concept calamiteitenplan ARA/KB. Hierbij ligt de nadruk op de
objecten en is het een onderdeel van een groter calamiteiten/beveiligingsplan.
Een gedeelte van dit plan is hieronder gebruikt om een aantal aandachtspunten
weer te geven bij de behandeling in een risico-beheersingsplan: diefstal, brand,
waterschade en schimmelschade. De overige hierboven onder preventie genoemde
calamiteiten / risico's zijn (nog) niet verwerkt.

2.2 DIEFSTAL

De meeste maatregelen in verband met diefstal liggen in de preventieve sfeer.

Het moeilijkst is te beveiligen tegen diefstal door personeel. Bepaalde regels
kunnen preventief werken, zoals:

- Werken met pasjessystemen / beveiligingssystemen voor toegang tot gebouw.

- Autorisatiesysteem voor toegang tot depots (alleen bepaald bevoegd personeel
heeft toegang tot (bepaalde) depots).

- Controle op ongeautoriseerde aanwezigheid in depots.

- Alle medewerkers op schrift duidelijk maken bij hun aanstelling wat de
consequenties zijn bij het constateren van diefstal (bijvoorbeeld: ontslag op
staande voet).

Tegen diefstal door bezoekers op de studiezaal kunnen preventieve maatregelen
genomen worden als:

- Verplichte identificatie met pasfoto.

- Het bij elk bezoek tekenen van een bezoekerslijst (naam identificatie en naam
bezoekerslijst moeten overeenkomen).

- Alleen potlood en papier mee de studiezaal in.

- Regelmatige controle (steekproeven) of er geen archiefstukken tussen de
aantekeningen worden meegenomen.

- Een administratief systeem opzetten waarmee later bekeken kan worden wie
wanneer wat heeft aangevraagd. Alleen het laten tekenen van de aanvraagbriefjes
is een garantie dat later met zekerheid bewezen kan worden wie wat heeft
aangevraagd. Het aanvragen van stukken via een terminal geeft die zekerheid
niet. De gegevens over aangevraagde stukken moeten een bepaalde, niet te korte
periode worden bewaard (bijvoorbeeld twee jaar?).

- Controle van de stukken vóór en ná uitgifte aan onderzoekers.

- Nummering van stukken binnen één inventarisnummer.

- Voldoende personeel op de studiezaal (surveillance).

- Zorgen dat er vanuit de studiezaal geen vrije doorgang mogelijk is naar een
depot.

- In het studiezaalreglement duidelijk opnemen dat bij (poging tot) diefstal
altijd aangifte bij de politie wordt gedaan.

- Verplicht gebruik van tasjeskluizen en garderobe.

- Regelmatige bestandscontrole.

Veel archiefinstellingen hebben een aantal van deze maatregelen al genomen, maar
de regels worden vaak niet consequent toegepast. Bepaalde bezoekers krijgen
privileges of men wil bezoekers niet afstoten door dergelijke regels. Het komt
echter de veiligheid niet ten goede.

Bij verdenking van diefstal kan er als volgt gehandeld worden:

- Licht een collega in zo dat die eventueel assistentie kan inroepen.

- Blijf kalm en beleefd tegenover de klant (zeker geen lichamelijk geweld
gebruiken)

- Gebruik de naam van de klant als hem of haar wordt uitgelegd wat de reden is
om hem (haar) te controleren. De klant weet dan dat hij niet anoniem is.

- Probeer de zaak zoveel mogelijk discreet af te handelen. Bij voorkeur dus niet
midden in de studiezaal.

- Het contact met de klant moet in de eerste plaats gericht zijn op het
veiligstellen van de archiefstukken. Probeer schade aan archiefstukken zoveel
mogelijk te vermijden. Voorzichtigheid is hierbij geboden zodat niet in de ijver
om alles weer in de hand te krijgen de voor het politie onderzoek belangrijke
gegevens verloren zijn gegaan.

- Waarschuw de politie.

- Vooral geen fysiek geweld gebruiken tenzij ter zelfverdediging.

Diefstal door derden van buiten het gebouw buiten de openingstijden van het
gebouw:

Ook hier wordt vooral gedacht aan goede preventieve maatregelen, zoals:

- Een goed sleutelplan.

- Een goede autorisatieregeling voor betreding van de kantoorruimtes en de
depots.

- Een goede inbraakbeveiliging met alarmering via politie of alarmcentrale
eventueel gecombineerd met visuele en akoestische signalering (lampen en bel).

2.3 BRAND

Bij brand zal schade aan de collectie pas kunnen worden vastgesteld wanneer de
brandweer de plek heeft vrijgegeven. De volgende zaken moeten in acht genomen
worden:

- Voorzichtig bij betreden ruimtes! Let op omvallen / instorten van kasten en
obstakels.

- Verminder rook en stank door ventileren.

- Zorg dat roet zich niet verspreid naar andere nog schone delen van het gebouw.

- Raak beroete materialen niet aan; na aanraking is roet vaak niet meer te
verwijderen.

Wanneer besloten is materiaal te gaan verplaatsen uit de ruimte waar brand
geweest is, neem dan het volgende in acht:

- Zorg ervoor dat er veilig in de ruimte gewerkt kan worden. Draag stofmaskers,
zonodig gasmasker en beschermende kleding (uit noodvoorraad).

- Verwijder met stofzuigers zoveel mogelijk roet in gangpaden, etc.

- Verbrand (of gedeeltelijk verbrand) materiaal weghalen uit de betreffende
ruimte.

- Beroet en niet beroet materiaal gescheiden houden.

- Roet voorzichtig van objecten verwijderen door een stofzuiger vlak boven het
beroete materiaal te houden. Stofzuiger zoveel mogelijk buiten ruimte houden,
zonodig met lange slangen werken. Stofzuiger moet voorzien zijn van HEPA-filter.

- Bij kleine branden waarbij vandalisme de oorzaak kan zijn, niet opruimen
voordat de politie de zaak heeft kunnen onderzoeken.

2.4 WATERSCHADE

Na melding van waterschade aan delen van de collectie neemt de crisismanager van
het noodteam de situatie ter plekke op. Hij besluit wat de te volgen procedure
zal zijn.

Waterschade kan onder meer ontstaan bij lekkage, bij leidingbreuk, door
bluswater, door overstromingen en door optrekkend vocht via dilatatievoegen.

- Plaats bij lekkages zo mogelijk emmers en bakken om lekwater op te vangen. Dek
stellingen en kasten af met plastic.

- Breng zo mogelijk nog droog materiaal in veiligheid.

- Zorg er voor dat er geen extra schade ontstaat door het opspatten van water
bij het lopen door de ruimte en het schoonmaken.

- Probeer bij een (dreigende) overstroming het water buiten de depots te houden
door middel van het dichten van deuren met behulp van tochtstrips, siliconenkit,
zandzakken, etc.

- Meer dan 10 cm. water in het depot: water eruit pompen met behulp van de
brandweer of gehuurde pompen. Pomp de ruimte onmiddellijk leeg indien de
overstroming korter dan zes uur geleden plaats vond (dicht op elkaar gepakt
papier is dan nog niet helemaal doorweekt); anders kan men beter wachten tot er
transportmogelijkheden aanwezig zijn. Onder water ontstaat geen schimmelgroei.

- Minder dan 10 cm. water in het depot: water verwijderen met behulp van
schoonmaakdienst en waterstofzuigers.

- Bij een hoge luchtvochtigheid en temperatuur is er gevaar voor het ontstaan
van schimmel; getroffen ruimte laten koelen, ventileren en ontvochtigen.

- Bij een hoge luchtvochtigheid en temperatuur kunnen boeken gemakkelijk
beschimmelen; getroffen ruimte laten koelen, ventileren en ontvochtigen. Probeer
de relatieve luchtvochtigheid onder de 60% te houden en de temperatuur beneden
de 21 graden celsius. Doorweekt papier schimmelt niet, de kritieke fase is half
nat.

- Papier neemt veel vocht op en zal in het water opzwellen, hierdoor kunnen
stellingen en kasten uit elkaar gedrukt worden en omvallen. Stabiliseer kasten
en neem zonodig één register of archiefdoos weg op iedere kastplank. Draag
beschermende kleding en indien nodig een veiligheidshelm.

- Breng zo mogelijk nog droog materiaal in veiligheid.

- Nat materiaal klaar maken voor transport om in te laten invriezen. Pak eerst
de kwetsbaarste en vervolgens de natste gedeelten aan (Zie verder ook:
Archiefbeheer in de Praktijk, hoofdstuk 5050).

2.5 EVACUATIE VAN ARCHIEFMATERIAAL

De crisismanager geeft aan welke stukken geëvacueerd moeten worden. Daarbij
moeten de volgende zaken in acht worden genomen.

- Aanwijzingen van brandweer en/of andere autoriteiten dienen te worden
opgevolgd.

- Raadpleeg de prioriteitenlijst.

- In het risico-beheersingsplan moet een objectief criterium worden genoemd voor
het al dan niet evacueren van de archieven bij een dreigende watersnood
(bijvoorbeeld een bepaalde waterstand of indien voor het waterschap een bepaalde
fase van het dijkbewakingsplan in werking treedt (meestal ook gekoppeld aan
waterstanden)). Het voorkomt onnodig overleg en vertraging. Het is goed daarbij
een veilige waarde aan te nemen, zodat met een evacuatie begonnen kan worden
voordat de evacuatie van mensen plaats vindt. Vooral bij grotere diensten zal er
daarna te weinig tijd zijn om de klus te klaren.

EVACUATIE VAN ONBESCHADIGD MATERIAAL

- Gebruik de kratten en dozen uit de noodvoorraad en bij grotere hoeveelheden
rolcontainers en of pallets.

- Laat één of meer personen alleen registreren. Noteer de inhoud en de
bestemming van de doos.

- Pak dozen en kratten niet te vol; ze moeten ook nog verplaatst kunnen worden!

EVACUATIE VAN VERBRAND MATERIAAL

- Stabiliseer de situatie, maak gangpaden vrij en zorg dat roet zich niet naar
schone delen van het gebouw kan verplaatsen.

- Verwijder zoveel mogelijk roet voordat archiefstukken aangeraakt worden,
eenmaal aangeraakt kan het roet vaak niet meer verwijderd worden.

- Beroet en niet beroet materiaal gescheiden houden.

- Droog beroet materiaal blijft in huis. Droog reinigen en herverpakken.

- Nat en beroet materiaal klaar maken om te laten invriezen en vriesdrogen.

- Gebruik de dozen en kratten uit de noodvoorraad.

- Zorg voor een schone inpak-ruimte.

- Laat één of meer personen alleen registreren. Noteer de inhoud en bestemming
van de doos.

EVACUATIE VAN NAT MATERIAAL

NB. Nat materiaal moet zo snel mogelijk worden ingevroren!

- Stabiliseer de situatie, maak gangpaden vrij, zo mogelijk de ruimte koelen,
ventileren en ontvochtigen.

- Wees bedacht op een schimmelexplosie (zie hieronder ook bij Schimmel).

- Zorg voor een schone, droge inpak-ruimte.

- Laat één of meer personen alleen registreren. Noteer de inhoud en bestemming
van de verpakkingseenheid.

- Gebruik kratten en dozen uit de noodvoorraad en bij grotere hoeveelheden
rolcontainers en of pallets.

- Scheidt nat materiaal van vochtig materiaal. Natte delen invriezen en vochtige
zo mogelijk aan de lucht drogen, bij grote partijen ook invriezen.

- Probeer natte archiefbestandelen niet te openen: Nat papier scheurt zeer snel.

- Leg tussen delen een vel siliconenpapier zodat ze niet aan elkaar vastvriezen,
probeer echter aan elkaar gekleefde delen niet te scheiden.

- Stop de dozen en kratten niet te vol: Nat materiaal is zwaar!

- Houdt leren en perkamenten banden apart.

- Kunstdrukpapier nathouden tot aan het invriezen, niet gedeeltelijk laten
drogen

- Nat plano materiaal apart leggen of in kleine stapels, met siliconenpapier
tussen schieten,in het uiterste geval met lade en al in laten vriezen.

- Natte foto's heel voorzichtig behandelen; OPPERVLAK NIET AANRAKEN!

VERPAKKEN

- Kies een schone en droge ruimte om de archieven ordelijk in te kunnen pakken.

- Laat één of meer personen alleen registreren. Noteer de inhoud en de
bestemming van de verpakkingseenheid (doos, krat, rolcontainer, etc.). De keuze
van de verpakkingseenheid moet al eerder gemaakt zijn en in het
risico-beheersingsplan vastgelegd. Bij die keuze moet rekening worden gehouden
met de schade aan het materiaal, de ruimte waar het materiaal terecht komt en de
behandeling die het materiaal moet ondergaan).

- Pak dozen en kratten niet te vol.

- Stop niet allerlei soorten materiaal bij elkaar.

- Gebruik bij nat materiaal siliconenpapier om te voorkomen dat alles aan elkaar
vastvriest.

- Zware boeken plat of met de rug naar beneden verpakken.

REGISTRATIE EVACUATIE

Om het terugplaatsen en terugvinden van de stukken te vergemakkelijken is een
goed registratiesysteem noodzakelijk.

- Maak evacuatieformulieren (model bij noodvoorraad opbergen) met daarop plaats
van bestemming, naam firma, behandeling, datum, schade. Vul een formulier in per
verpakkingseenheid (doos, krat, container).

- Maak in tweevoud genummerde etiketten. Op deze etiketten moet behalve een
nummer ook duidelijk de verkorte naam van de archiefdienst en het adres staan.

- Plak één etiket op de verpakkingseenheid en het andere op een
evacuatieformulier. Vul op het evacuatieformulier in wat er in de
verpakkingseenheid zit:

* naam of nummer archief

* inventarisnummers

* plaats in het depot

- Alle evacuatieformulieren worden bij de coördinator ingeleverd.

Bij evacuatie kan gebruik worden gemaakt van de volgende berekeningen:

- Per rolcontainer (hekkewagen) met een vloeroppervlak van 80 x 60 cm kan ca. 7
strekkende meter aan standaard archiefdozen vervoerd worden. Dit houdt in dat er
per kilometer archief ongeveer 140 rolcontainers nodig zijn.

- In de meest gangbare verhuisauto's passen ongeveer 30 rolcontainers. Dit komt
dus neer op ongeveer 5 verhuiswagens per strekkende kilometer archief.

- De spullen die ontsmet moeten worden bij Gammaster moeten worden verpakt in
een Chep-pallet (100 x 120 en 180 hoog) daarin passen ca. 150 standaard
archiefdozen. Uitgaande van 8 standaarddozen per meter is dit 18 meter archief.
Per kilometer archief zijn 56 pallets nodig.

2.6 SCHIMMELSCHADE

NB. Schimmelgroei na waterschade kan binnen 48 uur een feit zijn. Vochtig en
halfnat materiaal beschimmeld het snelst. (Zie ook Archiefbeheer in de Praktijk,
hoofdstuk 5055 en P. van der Most en B. Wielheesen, Schade-atlas
archiefmateriaal voor 1800, Den Haag 1991).

- Zorg er voor dat schimmel zich niet naar schone delen van het gebouw kan
verplaatsen.

- Beschimmeld en niet beschimmeld materiaal scheiden.

- Vochtig archiefmateriaal zo snel mogelijk drogen, wanneer dit niet binnen 48
uur kan moeten het materiaal worden ingevroren.

- Eénmaal beschimmelde boeken ook invriezen, daarna vriesdrogen en eventueel
ontsmetten door middel van gammastraling.

- Schimmels zijn ongezond. Draag handschoenen, beschermende kleding en een fijn
stofmasker (P3), desnoods een gasmasker.

- Verwijder droge schimmelsporen door middel van stofzuigen met een speciale
stofzuiger voorzien van een HEPA-filter.

- Vervang beschimmelde archiefdozen en omslagen door nieuwe, die aan de
standaardeisen van het Centraal Laboratorium voldoen.

3. TRAINING, EVALUATIE EN BIJSTELLING

Oefeningen kunnen duidelijk maken of er hiaten in het risico-beheersingsplan
zitten en houden de kennis onder de medewerkers actueel. Het evalueren van het
risico-beheersingsplan naar aanleiding van eigen ervaringen of ervaringen elders
is belangrijk. Regelmatig actualiseren en bijstellen van het plan is
onontbeerlijk.

BIJLAGEN BIJ HET RISICO-BEHEERSINGSPLAN

Adressen

Een lijst op met namen, adressen, telefoonnummers, faxnummers van leveranciers
en hulpdiensten. Bijvoorbeeld namen van: verhuizers, leveranciers van
(nood)materialen, schoonmaakbedrijven, beveiligingsbedrijven, verhuurbedrijven
van waterpompen, ont- en bevochtigers, aannemers, firma's die aan
schimmelbestrijding doen, verzekeraars, cateringbedrijven, etc.

Formulieren

Voorbeelden van faxformulieren voor diverse instanties en personen. Voorbeelden
van de hierboven genoemde evacuatieformulieren. Voorbeelden van etiketten te
gebruiken bij evacuaties.

Noodvoorraad

Neem een overzicht op van de eigen noodvoorraad of van de noodvoorraad elders
waarover kan worden beschikt. Gebruik de lijst voor periodieke controle en
aanvulling / vervanging van de noodvoorraad. De noodvoorraad kan o.a. bestaan
uit: opvouwbare plastic kratten, verhuisdozen, steekwagens, emmers, dweilen,
schoonmaakartikelen, beschermende kleding, handgereedschap, zaklantaarns,
noodverlichting, verlengsnoeren, watervaste stiften, etiketten, plakband,
plastic zakken, tochtstrips, siliconenkit.

Prioriteitenlijst

Maak voor het geval (een gedeelte van) de archieven geëvacueerd moet(en) worden
en er, door wat voor omstandigheden dan ook, prioriteiten gesteld moeten worden
omdat niet alles tijdig verhuisd kan worden, een prioriteitenlijst, waarbij
onvervangbare stukken voorrang hebben boven vervangbare en (in principe) oudere
stukken voor recente stukken.

LITERATUUR:

- Balloffet, N., Library Disaster Handbook: Planning, Resources, Recovery, New
York 1992.

- Bruin, G. de, Th.A.G. Steemers, A.J.M. den Teuling en B. van Zanen,
Depothygiëne en schimmelbestrijding, in: Archiefbeheer in de Praktijk, hoofdstuk
5055.

- Fortson, J., Disaster Planning and Recovery: A How-To-do-It Manual for
Librarians and Archivists, New York 1992. (Een uittreksel van het hoofdstuk
'Developing a Plan', is opgenomen in: Achival Outlook, maart 1995, p.18-19).

- Kemp, J., Vriesdrogen van fotografische materialen, een rapport, mei 1995
(getypt).

- Leeuwen, I. van, K. van de Watering, W. Smit en B. Wassink,
Concept-calamiteitenplan Koninklijke Bibliotheek en Algemeen Rijksarchief, Den
Haag 1995.

- McIntyre, J.E., Developing Disaster Control Plans, managing the diaster risk,
z.pl, z.jr. (gepubliceerd door de ICA Committee on Disaster Preparedness).

- Mosk-Stoets, L.H., Voor het kalf verdronken is, handleiding voor het maken van
een museaal calamiteitenplan, Amsterdam 1992 (CL-informatie nr. 10).

- Most, P. van der, en B. Wielheesen, Schade-atlas archiefmateriaal voor 1800,
Den Haag 1991.

- Murray, T., Basis Guidelines for Disaster Planning in Oklahoma, z.pl. 1991.

- Roelofs, W.G.Th. en J.A. Mosk (eindred.), Museale calamiteiten en
calamiteitenplanning, verslag van de twintigste themadag van het Centraal
Laboratorium voor Onderzoek van Voorwerpen van Kunst en Wetenschap op 13 mei
1992, Amsterdam 1992.

- Smithsonian Institution, National Archives and Records Administration, Libary
of Congress and National Park Service, A Primer on Disaster Preparedness,
Management and Response: Paper-Based materials, z.pl. 1993.

- Teuling, A.J.M. den, Calamiteiten, Wegwijzer bij (water-)schade in archieven
en bibliotheken en het opstellen van een rampenplan, hoofdstuk 5050 van
Archiefbeheer in de Praktijk.

- Totka, V.A., Preventing Patron Theft in the Archives: Legal Perspectives and
Problems, in: The American Archivist, afl. 56, 1993, p.664-672.